وظایف تعریف شده

در نظام اداری، هر نهاد و سازمانی وظایف تعریف شده ای دارد که باید در چارچوب آن حرکت بکند.

هر اقدامی که بر هم زننده ساختار یک مجموعه باشد و وظایف جدیدی را بر عهده بگیرد اصولا مجموعه را دچار بی سازمانی می کند.

خروج نهادها از دایره وظایفِ تعریف شده می تواند عواقب خطرناک و غیر قابل جبرانی داشته باشد.

تجربه نشان می دهد هر مجموعه ای که به وظایف اصلی اش پشت بکند و بر روی مسائل فرعی تمرکز نماید موفقیت نهایی را از دست می دهد.

در این ارتباط می توان ده ها مثال روشن زد. وقتی یک مؤسسه مالی و یا بانک که وظیفه اش مشخص است به یک بنگاه معاملاتی املاک تبدیل شود و خانه های زیادی را خریداری و دربش را قفل نماید و یا دانشگاهی که آموزش در رأس وظایف آن است به احداث تالار پذیرایی فکر کند و یا سازمانی که دارای مسئولیت فرهنگی است به ساخت هتل روی آورد نتایج و عواقبش را می توان در خروجی آن سازمان ها به طور کامل مشاهده نمود.

درآمدزایی این روزها بهانه ای است برای دور کردن نهادها از وظیفه اصلی و در نهایت وارد کردن خسارت به جامعه و زیر سؤال بردن ساختارهای مشخص و تعریف شده.

هر نهاد و سازمانی از یک تعریف عملیاتی برخوردار است و چنانچه نهادی به هر دلیل و علتی که بوده باشد به اقداماتی برخلاف تعاریف دست بزند دیگر نمی توان نام آن نهاد را بر آن گذاشت.

اگر قرار بود که بانک و یا مؤسسه مالی و اعتباری به خرید و فروش ملک بپردازد، باید آن را با نام بنگاه معاملاتی املاک می شناختند و یا اگر دانشگاهی پرورش بوقلمون را جایگزین تولید علم و پژوهش و بالا بردن کیفیت آموزش نماید نام مناسب این امر را باید زینت بخش سر در ورودی خود بکند.

وقتی با برنامه های دارای ایراد و اشکال خواسته و ناخواسته مجموعه ای از اهداف اصلی اش دور می گردد بازگرداندن آن به حالت اولیه اش به تلاش بیشتر و انرژی چند برابری نیازمند خواهد بود.

ضرب المثل قدیمی است که می گوید: هر کسی را بهر کاری ساخته اند ، هر سازمان و نهادی شأن خود را دارد بر هم زدن آن کار چندان مطلوب و قابل قبولی نمی تواند باشد.

وقتی در اداره امور یک سازمان مرزبندی از بین برود و یا آسیب ببیند، زمانی که مانور مسئولین برای اثبات کارآیی و قدرت مدیریت به مسائل خارج از وظیفه اصلی وابسته بشود، آشفتگی و ولنگاری در مسائل مدیریت و حتی روزمره این قبیل سازمان ها دور از انتظار نبوده و نخواهد بود.